赤峰档案数字化加工档案工作的基础是拥有丰富的档案资源。档案资源来自各部门形成的文件和材料。只有收集这些文件和材料进行标准化整理，才能形成真正的文件。作为一名新手档案工作者，如何整理文件？

严格来说，“整理档案”说法不准确。档案是具有保存价值的历史记录。真正整理的是文件和材料。运行后的文件和材料经过标准化、系统化整理，形成归档文件，移交入库后。

大资本210cc1.清除未归档的文件材料

并非所有收集的文件和材料都需要归档。有两种错误的理解需要纠正，一种是文件必须归档，另一种是红头文件（上级）必须归档。需要认真研究《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》（第8号国家档案局令），赤峰档案数字化加工公司大资本210cc根据文件材料的不归档范围，消除不需要归档的文件材料。

机关文件材料归档范围：

大资本210cc(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，对本机关的工作、国家建设和历史研究具有利用价值；

（2）在维护国家、集体和公民权益方面形成的文件和材料；

大资本210cc(三)本机关需要执行的上级机关、同级机关的文件材料;

大资本210cc（4）其他对本机关工作具有检查价值的文件（行政执法、行政审批、产权关系、个人权益等）。

大资本210cc(三)同级机关和非隶属机关的文件材料，不需要执行的文件材料，不需要复制的文件材料。

大资本210cc(4)下级机关的文件材料中，供参考的简报反映了抄报或越级抄报的一般文件材料。

2.将不同“年度”文件材料分开存放

文件和档案按年度整理。如果单位的档案已经好几年没有标准化了，则应首先对每个年度的文件和材料进行分类，并将同一年度的文件和材料放在一起。整理过程意以下几点：

(1)一般以文件形成日期为准；

(2)计划、总结、预算、决算、统计报表、表彰等。根据文件的签发日期统一确定年度；

(三)跨年形成的会议材料属于闭幕年；

大资本210cc(4)几份文件作为一份，“件”以前面的文件签署日期为准。

3.确定储存期限，并按期分开存放

(1)文件档案分为和定期（D）两种。定期分为30年（D30）和10年（D10）。

大资本210cc（2）根据《机关文件材料归档范围和文件档案保管期限规定》(国家档案局8号令)的要求，制定科学合理的归档范围和保管期限表，报本级档案行政部门审批，并根据归档文件划定正确的保管期限。

4.安排归档文件的顺序

(1)文件内部的排序

大资本210cc归档文件排序时，文本在前，附件在后；原件在前，定稿在后；转发文本在前，转发文本在后；原件在前，复制件在后；如果没有特殊规定，中文文本在前，少数民族文本在后；中文文本在前，外文文本在后；当文本和复文作为一件时，复文在前，文本在后。如果有文件处理表或稿纸，文件处理表在前，文件在后；原件在前，稿纸和定稿在后。

(2)归档文件的顺序

①归档文件的整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

大资本210cc②归档文件应根据时间和原因在分类方案的最低类别中排列。

大资本210cc③同一原因中的文件按文件形成顺序排列。

大资本210cc④会议文件、统计报表等成套文件可集中排列。

5.编写页码

(1)纸质归档文件一般应以件为单位编制页码。

大资本210cc(2)页码应逐页编制，文件正面右上角或背面左上角的空白位置应分别标注。

(3)赤峰档案数字化加工文件材料已印成册并编有页码的；如果拟编制的页码与文件原始页码相同，则原始页码可保持不变。

大资本210cc6.加盖归档章，填写档号项

归档文件应在主页上端的空白处加盖归档印章，并填写相关内容。归档印章包括全宗号、年度、保管期、件号、页数、组织（问题），其中全宗号、年度、保管期、件号、页数为必填项。

7.装订，装盒

归档文件一般以文件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简单，使文件不损坏页面、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响。原装订方法符合要求的，应保持不变。

大资本210cc归档文件，应采用线装法装订。页数少的，用直角装订或缝纫机轧边装订，文件厚的，用“三孔一线”装订。

大资本210cc将归档文件按顺序放入档案盒中，并填写档案盒脊和备考表。在不同的年度，机构（问题）不能将存储期限的归档文件放入同一个文件盒中。